| Dlaczego warto? Adresaci - wszystkie podmioty wytwarzające jawną, zastrzeżoną dokumentację aktową i techniczną w wersji papierowej i elektronicznej. Każda jednostka organizacyjna (samorządowa, państwowa, podmiot gospodarczy) w trakcie wykonywania swoich zadań statutowych wytwarza różnego rodzaju dokumentację. Dokumentacja jest podstawowym źródłem informacji o danej jednostce, co stanowi niezbędny czynnik sprawnego zarządzania. Cel - Podczas szkolenia uczestnicy (pracownicy administracyjni) zapoznaja sie z prawidłowym trybem i zasadami wykonywania czynności kancelaryjnych (biurowości) i archiwizacji dokumentacji, tak aby zapewnić jednolity sposób tworzenia, gromadzenia, ewidencjonowania, przechowywania, opracowania, zabezpieczenia oraz brakowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.
TEMATYKA SZKOLENIA
1. Zasady stosowania obowiązujących wewnętrznych aktów normatywnych:
1) „Instrukcji Kancelaryjnej”,
2) „Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt”,
3) ”Instrukcji organizacji i działania archiwum zakładowego lub składnicy akt”,
4) „Instrukcji w sprawie oceny wartości dokumentacji technicznej”, Materiały, które otrzymają uczestnicy szkolenia: 1. „Instrukcję kancelaryjną” (z załącznikami)
2. „Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt” (bez statutowej działalności)
3. „Instrukcję organizacji i zakresu działalności archiwum zakładowego lub składnicy akt” (z załącznikami),
4. Wewnętrzne akty normatywne wprowadzające w/w „Instrukcje”
5. Instrukcja w sprawie oceny wartości dokumentacji technicznej” (z załącznikami),
6. Wykaz aktów wykonawczych do ustawy z dnia 14 lipca 1983r. na rodowym zasobie archiwalnym i archiwach, oraz wykaz ważniejszych resortowych aktów prawnych regulujących w całości lub zęściowo zasady i tryb postępowania z dokumentacją specyficzną. |
| Dzień I – KANCELARIA - BIUROWOŚĆ 1. Podstawy odpowiedzialności (karnej) pracodawcy za całość wytwarzanej dokumentacji w jednostce w wersji pisemnej i elektronicznej, 2. Odpowiedzialność pracowników za wytwarzaną dokumentację (rozliczanie się
z wytworzonej dokumentacji), 3. Podstawy prawne tworzenia i ochrony dokumentacji aktowej (ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ochrona danych osobowych, udostępnianie informacji publicznej, ochrona informacji niejawnej), 4. Znaczenie słowa „archiwum zakładowe” oraz „składnica akt” (jakie jednostki dotyczy?), 5. Sprawowanie kontroli i nadzoru nad archiwum zakładowym lub składnicą akt,(przez kogo?), 6. Obowiązek przejęcia dokumentacji w całości lub częściowo z archiwum zakładowego lub składnicy akt w razie likwidacji danej 7. Zasady ścisłego związku pomiędzy Statutem działalności jednostki organizacyjnej a „Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt”, 8. Zasady zależności pomiędzy „Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt” a elektronicznym obiegiem dokumentacji oraz elektronicznym archiwum? (na czym polega?) 9. Zastosowanie Instrukcji kancelaryjnej przez: - przyporządkowanie pism do konkretnych spraw,
- zakładanie spisów spraw,
- spisy spraw, jako rejestry spraw,
- zakładanie teczek dokumentacji aktowej i technicznej (opis teczki, nadanie kategorii archiwalnej „A”, lub „Bc”, B…, BE…, BE-50 w zależności od kwalifikacji i klasyfikacji danych spraw na dokumentację archiwalną i niearchiwalną),
10. Prawidłowe tworzenie n/w dokumentacji aktowej i technicznej - Akt osobowych,
- dokumentacji księgowej (dowodów księgowych, sprawozdań statystycznych okresowych i rocznych, z przeprowadzonych kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, list płac, kart wynagrodzeń, wydawanie zaświadczeń itd.),
11. Zasady redagowania własnych aktów normatywnych opartych na prawnych aspektach – uchwał, zarządzeń, decyzji, protokołów, sprawozdań, notatek i załączników oraz pism biznesowych (formy pism zgodnie z normami polskimi oraz europejskimi), 12. Przygotowanie dokumentacji aktowej do zdania do archiwum zakładowego lub składnicy akt przez chronologiczne uporządkowanie spraw wewnątrz teczek, opisanie teczek oraz sporządzenie spisów zdawczo – odbiorczych. 13. Zasady i sposoby porządkowania zalegającej dokumentacji aktowej na stanowiskach pracy.
Dzień II – ARCHIWIZACJA
1. Stanowisko osoby zajmującej się archiwum lub składnicą akt w strukturze organizacyjnej, 2. Zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt w zakresie przyjmowania dokumentacji aktowej z komórek organizacyjnych na podstawie „Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz zasad i trybu postępowania z wytworzoną dokumentacją w jednostce” oraz „Terminarzu” (wprowadzonego Zarządzeniem), 3. Zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt w zakresie przyjmowanie dokumentacji technicznej na podstawie „Instrukcji w sprawie oceny wartości dokumentacji technicznej”, 4. Prowadzenie ewidencji dokumentacji archiwizowanej tj. spisów: - zdawczo – odbiorczych,
- dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania,
- dokumentacji archiwalnej przeznaczonej do przekazania do Archiwum Państwowego,
- Kart udostępnień dokumentacji
5. Zasady i sposób porządkowania zalegającej, nieuporządkowanej dokumentacji aktowej w archiwum zakładowym lub składnicy akt w rozbiciu na zespoły archiwalne (segregacja dokumentacji na kategorie archiwalne A, B25 (dla składnic akt,), BE i B opisywanie teczek, znakowanie dokumentacji). 6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej - Sporządzanie spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania
- Powołanie komisji ds. brakowania
- Przygotowanie stosownej dokumentacji do właściwego miejscowo Archiwum w celu wydania przez to Archiwum zezwolenia na brakowanie,
- Procedury postępowania w ewidencji archiwalnej po wydaniu zezwolenia na brakowanie,
7. Postępowanie z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej (podstawa prawna), 8. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych lub jednostek nadrzędnych, |
ACROBAT READER - POBIERZ
TERESA CURZYTEK, teoretyk i praktyk z ZFŚS. Doświadczony szkoleniowiec, posiada kilkunastoletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń, warsztatów dla dużych korporacji, jednostek samorządu terytorialnego, administracji państwowej. Wysoko oceniany szkoleniowiec przez uczestników szkoleń. Materiały szkoleniowe opracowane są profesjonalnie, w oparciu o zdobytą wiedzę i doświadczenie zawodowe. 
