Cel szkolenia: podczas szkolenia uczestnicy (pracownicy administracyjni) zapoznają sie z prawidłowym trybem i zasadami wykonywania czynności kancelaryjnych (biurowości) i archiwizacji dokumentacji, tak aby zapewnić jednolity sposób tworzenia, gromadzenia, ewidencjonowania, przechowywania, opracowania, zabezpieczenia oraz brakowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.

Adresaci szkolenia to wszystkie podmioty wytwarzające jawną, zastrzeżoną dokumentację aktową i techniczną w wersji papierowej i elektronicznej. Każda jednostka organizacyjna (samorządowa, państwowa, podmiot gospodarczy) w trakcie wykonywania swoich zadań statutowych wytwarza różnego rodzaju dokumentację.

Maksymalna wielkość grupy: 18 osób

Dzień I – KANCELARIA - BIUROWOŚĆ

1. Podstawy odpowiedzialności (karnej) pracodawcy za całość wytwarzanej dokumentacji w jednostce w wersji pisemnej i elektronicznej.

2. Odpowiedzialność pracowników za wytwarzaną dokumentację (rozliczanie się z wytworzonej dokumentacji).

3. Podstawy prawne tworzenia i ochrony dokumentacji aktowej (ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ochrona danych osobowych, udostępnianie informacji publicznej, ochrona informacji niejawnej).

4. Znaczenie słowa „archiwum zakładowe” oraz „składnica akt” (jakie jednostki dotyczy?).

5. Sprawowanie kontroli i nadzoru nad archiwum zakładowym lub składnicą akt,(przez kogo?).

6. Obowiązek przejęcia dokumentacji w całości lub częściowo z archiwum zakładowego lub składnicy akt w razie likwidacji danej.

7. Zasady ścisłego związku pomiędzy Statutem działalności jednostki organizacyjnej a „Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt”.

8. Zasady zależności pomiędzy „Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt” a elektronicznym obiegiem dokumentacji oraz elektronicznym archiwum? (na czym polega?).

9. Zastosowanie Instrukcji kancelaryjnej przez: przyporządkowanie pism do konkretnych spraw, zakładanie spisów spraw, spisy spraw, jako rejestry spraw, zakładanie teczek dokumentacji aktowej i technicznej (opis teczki, nadanie kategorii archiwalnej „A”, lub „Bc”, B…, BE…, BE-50 w zależności od kwalifikacji i klasyfikacji danych spraw na dokumentację archiwalną i niearchiwalną).

10. Prawidłowe tworzenie n/w dokumentacji aktowej i technicznej Akt osobowych, dokumentacji księgowej (dowodów księgowych, sprawozdań statystycznych okresowych i rocznych, z przeprowadzonych kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, list płac, kart wynagrodzeń, wydawanie zaświadczeń itd.).

11. Zasady redagowania własnych aktów normatywnych opartych na prawnych aspektach – uchwał, zarządzeń, decyzji, protokołów, sprawozdań, notatek i załączników oraz pism biznesowych (formy pism zgodnie z normami polskimi oraz europejskimi).

12. Przygotowanie dokumentacji aktowej do zdania do archiwum zakładowego lub składnicy akt przez chronologiczne uporządkowanie spraw wewnątrz teczek, opisanie teczek oraz sporządzenie spisów zdawczo – odbiorczych.

13. Zasady i sposoby porządkowania zalegającej dokumentacji aktowej na stanowiskach pracy.

Dzień II – ARCHIWIZACJA

1. Stanowisko osoby zajmującej się archiwum lub składnicą akt w strukturze organizacyjnej.

2. Zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt w zakresie przyjmowania dokumentacji aktowej z komórek organizacyjnych na podstawie „Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz zasad i trybu postępowania z wytworzoną dokumentacją w jednostce” oraz „Terminarzu” (wprowadzonego Zarządzeniem).

3. Zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt w zakresie przyjmowania dokumentacji technicznej na podstawie „Instrukcji w sprawie oceny wartości dokumentacji technicznej”.

4. Prowadzenie ewidencji dokumentacji archiwizowanej tj. spisów: zdawczo – odbiorczych, dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, dokumentacji archiwalnej przeznaczonej do przekazania do Archiwum Państwowego, Kart udostępnień dokumentacji.

5. Zasady i sposób porządkowania zalegającej, nieuporządkowanej dokumentacji aktowej w archiwum zakładowym lub składnicy akt w rozbiciu na zespoły archiwalne (segregacja dokumentacji na kategorie archiwalne A, B25 (dla składnic akt,), BE i B opisywanie teczek, znakowanie dokumentacji).

6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

-Sporządzanie spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania.

-Powołanie komisji ds. brakowania.

-Przygotowanie stosownej dokumentacji do właściwego miejscowo Archiwum w celu wydania przez to Archiwum zezwolenia na brakowanie.

-Procedury postępowania w ewidencji archiwalnej po wydaniu zezwolenia na brakowanie.

7. Postępowanie z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej (podstawa prawna).

8. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych lub jednostek nadrzędnych,

9. Rekomendacje rozwojowe.

Metody stosowane podczas szkolenia:

-prezentacja

-studium przypadku

-demonstracja

-praca w grupach

-praca z dokumentami

-zespołowe wypracowywanie rozwiązań

Wsparcie poszkoleniowe: tak

Preferowany typ wsparcia: konsultacje z trenerem, dostęp do bazy wiedzy

Kontakt:

Anvix Sp. z o.o.

szkolenia@anvix.pl

tel. (12) 423 00 75, (12) 628 51 20