Nr szkolenia: 1023 |
Zakres tematyczny: ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW |
Termin: 2010-01-07 - 2010-01-08
|
    Prowadzący: |
|
    Cel szkolenia:
|
Cel szkolenia: podczas szkolenia uczestnicy (pracownicy
administracyjni) zapoznają sie z prawidłowym trybem i zasadami
wykonywania czynności kancelaryjnych (biurowości) i archiwizacji
dokumentacji, tak aby zapewnić jednolity sposób tworzenia, gromadzenia,
ewidencjonowania, przechowywania, opracowania, zabezpieczenia oraz
brakowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.
Adresaci szkolenia to wszystkie podmioty wytwarzające jawną,
zastrzeżoną dokumentację aktową i techniczną w wersji papierowej i
elektronicznej. Każda jednostka organizacyjna (samorządowa, państwowa,
podmiot gospodarczy) w trakcie wykonywania swoich zadań statutowych
wytwarza różnego rodzaju dokumentację.
Maksymalna wielkość grupy: 18 osób
|
    Program szkolenia:
|
Dzień I – KANCELARIA - BIUROWOŚĆ
1. Podstawy odpowiedzialności (karnej) pracodawcy za całość wytwarzanej
dokumentacji w jednostce w wersji pisemnej i elektronicznej.
2. Odpowiedzialność pracowników za wytwarzaną dokumentację (rozliczanie
się z wytworzonej dokumentacji).
3. Podstawy prawne tworzenia i ochrony dokumentacji aktowej (ustawa o
narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ochrona danych osobowych,
udostępnianie informacji publicznej, ochrona informacji niejawnej).
4. Znaczenie słowa „archiwum zakładowe” oraz „składnica akt” (jakie
jednostki dotyczy?).
5. Sprawowanie kontroli i nadzoru nad archiwum zakładowym lub składnicą
akt,(przez kogo?).
6. Obowiązek przejęcia dokumentacji w całości lub częściowo z archiwum
zakładowego lub składnicy akt w razie likwidacji danej.
7. Zasady ścisłego związku pomiędzy Statutem działalności jednostki
organizacyjnej a „Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt”.
8. Zasady zależności pomiędzy „Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt” a
elektronicznym obiegiem dokumentacji oraz elektronicznym archiwum? (na
czym polega?).
9. Zastosowanie Instrukcji kancelaryjnej przez: przyporządkowanie
pism do konkretnych spraw, zakładanie spisów spraw, spisy spraw, jako
rejestry spraw, zakładanie teczek dokumentacji aktowej i technicznej
(opis teczki, nadanie kategorii archiwalnej „A”, lub „Bc”, B…, BE…,
BE-50 w zależności od kwalifikacji i klasyfikacji danych spraw na
dokumentację archiwalną i niearchiwalną).
10. Prawidłowe tworzenie n/w dokumentacji aktowej i technicznej
Akt osobowych, dokumentacji księgowej (dowodów księgowych,
sprawozdań statystycznych okresowych i rocznych, z przeprowadzonych
kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, list płac, kart wynagrodzeń,
wydawanie zaświadczeń itd.).
11. Zasady redagowania własnych aktów normatywnych opartych na prawnych
aspektach – uchwał, zarządzeń, decyzji, protokołów, sprawozdań, notatek
i załączników oraz pism biznesowych (formy pism zgodnie z normami
polskimi oraz europejskimi).
12. Przygotowanie dokumentacji aktowej do zdania do archiwum zakładowego
lub składnicy akt przez chronologiczne uporządkowanie spraw wewnątrz
teczek, opisanie teczek oraz sporządzenie spisów zdawczo – odbiorczych.
13. Zasady i sposoby porządkowania zalegającej dokumentacji aktowej na
stanowiskach pracy.
Dzień II – ARCHIWIZACJA
1. Stanowisko osoby zajmującej się archiwum lub składnicą akt w
strukturze organizacyjnej.
2. Zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt w zakresie
przyjmowania dokumentacji aktowej z komórek organizacyjnych na podstawie
„Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub
składnicy akt oraz zasad i trybu postępowania z wytworzoną dokumentacją
w jednostce” oraz „Terminarzu” (wprowadzonego Zarządzeniem).
3. Zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt w zakresie
przyjmowania dokumentacji technicznej na podstawie „Instrukcji w sprawie
oceny wartości dokumentacji technicznej”.
4. Prowadzenie ewidencji dokumentacji archiwizowanej tj. spisów:
zdawczo – odbiorczych, dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do
brakowania, dokumentacji archiwalnej przeznaczonej do przekazania do
Archiwum Państwowego, Kart udostępnień dokumentacji.
5. Zasady i sposób porządkowania zalegającej, nieuporządkowanej
dokumentacji aktowej w archiwum zakładowym lub składnicy akt w rozbiciu
na zespoły archiwalne (segregacja dokumentacji na kategorie archiwalne
A, B25 (dla składnic akt,), BE i B opisywanie teczek, znakowanie
dokumentacji).
6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
-Sporządzanie spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do
brakowania.
-Powołanie komisji ds. brakowania.
-Przygotowanie stosownej dokumentacji do właściwego miejscowo Archiwum w
celu wydania przez to Archiwum zezwolenia na brakowanie.
-Procedury postępowania w ewidencji archiwalnej po wydaniu zezwolenia na
brakowanie.
7. Postępowanie z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji
jednostki organizacyjnej (podstawa prawna).
8. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych lub
jednostek nadrzędnych,
9. Rekomendacje rozwojowe.
Metody stosowane podczas szkolenia:
-prezentacja
-studium przypadku
-demonstracja
-praca w grupach
-praca z dokumentami
-zespołowe wypracowywanie rozwiązań
Wsparcie poszkoleniowe: tak
Preferowany typ wsparcia: konsultacje z trenerem, dostęp do bazy
wiedzy
|
    Miejsce szkolenia:
|
 DOWOLNE , WSKAZANE PRZEZ ZLECENIODAWCĘ
|
    Dodatkowe informacje organizacyjne:
|
Kontakt:
Anvix Sp. z o.o.
szkolenia@anvix.pl
tel. (12) 423 00 75, (12) 628 51 20
|
|